REGULAMIN ORGANIZACYJNY CENTRALNEGO OŚRODKA BADAŃ JAKOŚCI W DIAGNOSTYCE MIKROBIOLOGICZNEJ
§ 1
1. Do zadań Centralnego Ośrodka Badań Jakości w Diagnostyce Mikrobiologicznej, zwanego dalej „Centralnym Ośrodkiem”, należy podejmowanie działań mających na celu realizację przedmiotu działalności Centralnego Ośrodka, określonego w § 2 załącznika nr 1 do zarządzenia.
2. Centralny Ośrodek wykonuje również inne zadania, które mogą mu zostać zlecone przez ministra właściwego do spraw zdrowia.
§ 2
Przy realizacji zadań związanych z poprawą jakości badań mikrobiologicznych i epidemiologicznych Centralny Ośrodek może brać udział w ogólnoeuropejskich programach kontroli jakości badań oraz współpracować w szczególności z:
1) zakładami opieki zdrowotnej;
2) krajowymi i zagranicznymi ośrodkami referencyjnymi w zakresie mikrobiologii i epidemiologii;
3) krajowymi i wojewódzkimi konsultantami w dziedzinie mikrobiologii, diagnostyki laboratoryjnej, epidemiologii i chorób zakaźnych;
4) jednostkami badawczo-rozwojowymi i uczelniami wyższymi;
5) stowarzyszeniami i fundacjami działającymi na rzecz opieki zdrowotnej;
6) Centrum Monitorowania Jakości w Ochronie Zdrowia;
7) Państwową Inspekcją Sanitarną;
8) Krajową Izbą Diagnostów Laboratoryjnych;
9) Polskim Centrum Badań i Certyfikacji;
10) Polskim Centrum Akredytacji;
11) innymi jednostkami organizacyjnymi podległymi lub nadzorowanymi przez ministra właściwego do spraw zdrowia.
§ 3
1. Dyrektor zapewnia prawidłowe i sprawne funkcjonowanie Centralnego Ośrodka, a w szczególności jest odpowiedzialny za:
1) realizację zadań Centralnego Ośrodka;
2) zarządzanie majątkiem Centralnego Ośrodka;
3) ustalenie i nadzorowanie przestrzegania regulaminu pracy;
4) sporządzanie rocznych planów finansowych i sprawozdań z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania;
5) zapewnienie nadzoru nad bezpieczeństwem i higieną pracy, ochroną przeciwpożarową i dyscypliną pracy w Centralnym Ośrodku;
6) ustalanie procedur kontrolnych.
2. Dyrektor przedstawia ministrowi właściwemu do spraw zdrowia do 31 marca każdego roku kalendarzowego sprawozdanie i wnioski wynikające z działalności Centralnego Ośrodka.
3. Dyrektor jest przełożonym pracowników Centralnego Ośrodka oraz wykonuje w stosunku do nich czynności w sprawach z zakresu prawa pracy.
4. W razie nieobecności Dyrektora, zastępuje go Zastępca Dyrektora, a w razie jego nieobecności inny pracownik wyznaczony przez Dyrektora.
5. Dyrektor może powoływać zespoły jako organy pomocnicze lub doradczo-opiniodawcze, niezbędne dla realizacji zadań Centralnego Ośrodka, określając cel ich powołania, nazwę, zakres zadań, tryb działania i skład osobowy.
6. Dyrektorowi bezpośrednio podlegają:
1) Zastępca Dyrektora;
2) Główny Księgowy;
3) Dział Szkoleniowy;
4) Samodzielna Pracownia Informatyczna;
5) Sekretariat.
§ 4
Do zakresu działania Zastępcy Dyrektora należy:
1) bezpośrednie nadzorowanie pracy Samodzielnej Pracowni Mikrobiologii i Epidemiologii;
2) organizowanie i terminowa realizacja programów międzylaboratoryjnej kontroli jakości badań oraz ocena jakości stosowanych metod w laboratoriach uczestniczących w tych programach;
3) uczestnictwo w opracowaniu zasad funkcjonowania systemu jakości zgodnego z obowiązującymi normami, w szczególności opracowywanie procedur i instrukcji technicznych;
4) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
§ 5
Do zadań Głównego Księgowego należy:
1) kierowanie pracami Działu Administracyjno-Finansowego;
2) bezpośrednie nadzorowanie pracy Archiwum Zakładowego;
3) prowadzenie rachunkowości Centralnego Ośrodka;
4) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;
5) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;
6) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;
7) prowadzenie rozliczeń i ewidencji wynagrodzeń;
8) analiza pod względem formalno-rachunkowym rozliczeń kosztów związanych z działalności Centralnego Ośrodka;
9) opracowywanie projektu planu finansowego Centralnego Ośrodka;
10) sporządzanie projektów sprawozdań finansowych i projektów sprawozdań z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania;
11) opracowywanie projektów wewnętrznych przepisów z zakresu prowadzenia rachunkowości, w szczególności zakładowego planu kont, obiegu dokumentów finansowo-księgowych, zasad prowadzenia i rozliczania inwentaryzacji;
12) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
§ 6
1. Praca Archiwum Zakładowego, Działu Szkoleniowego oraz Samodzielnych Pracowni, kierowana jest odpowiednio przez Kierownika Archiwum Zakładowego, Kierownika Działu Szkoleniowego albo Kierowników Samodzielnych Pracowni, wyznaczonych spośród pracowników Centralnego Ośrodka.
2. Do zadań Kierownika Archiwum Zakładowego, Kierownika Działu Szkoleniowego albo Kierowników Samodzielnych Pracowni należy:
1) kierowanie pracą odpowiednio Archiwum Zakładowego, Działu Szkoleniowego albo Samodzielnych Pracowni;
2) organizowanie pracy i podział zadań pomiędzy poszczególnych pracowników odpowiednio Archiwum Zakładowego, Działu Szkoleniowego albo Samodzielnych Pracowni;
3) podpisywanie dokumentów w zakresie udzielonych przez Dyrektora upoważnień;
4) parafowanie pism przygotowanych odpowiednio w Archiwum Zakładowym, Dziale Szkoleniowym albo Samodzielnych Pracowniach;
5) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora.
§ 7
Do zadań Działu Administracyjno-Finansowego należy:
1) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych;
2) prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz przygotowywanie planów urlopów;
3) zapewnianie przestrzegania regulaminu pracy oraz kontrola przestrzegania dyscypliny pracy;
4) opracowywanie oraz opiniowanie wniosków dotyczących wykorzystania środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
5) załatwianie wszelkich spraw związanych z wnioskami pracowników Centralnego Ośrodka dotyczącymi ustalania uprawnień do renty albo emerytury;
6) organizowanie szkoleń dla pracowników Centralnego Ośrodka;
7) prowadzenie spraw dotyczących obliczania i wypłat wynagrodzeń pracowników oraz wypłacanie należności wynikających z zawartych umów zleceń, umów o dzieło oraz obliczanie i odprowadzanie podatków, składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz składanie sprawozdań w tym zakresie;
8) sporządzanie okresowych sprawozdań z zakresu prawa pracy, zatrudnienia i funduszu wynagrodzeń, w tym sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego;
9) współpraca przy opracowywaniu projektów i propozycji zmian regulaminów pracy, premiowania oraz regulaminu świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz koordynacja działań w tym zakresie prowadzonych przez komórki organizacyjne Centralnego Ośrodka;
10) prowadzenie ewidencji pełnomocnictw i upoważnień udzielanych przez Dyrektora;
11) prowadzenie rachunkowości Centralnego Ośrodka, a w szczególności sporządzanie projektów planów finansowych, kontrola wydatków publicznych na podstawie zatwierdzonego przez ministra właściwego do spraw zdrowia harmonogramu realizacji wydatków, analiza gospodarki finansowej oraz kontrola dysponowania środkami pieniężnymi zgromadzonymi na rachunku bankowym;
12) sporządzenie projektów sprawozdań finansowych i projektów sprawozdań z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania;
13) prowadzenie ewidencji majątku trwałego i wyposażenia;
14) sporządzanie rozliczeń inwentaryzacji składników majątkowych Centralnego Ośrodka;
15) dokonywanie analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej oraz prowadzenie sprawozdawczości w tym zakresie;
16) organizacja i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych;
17) organizacja i nadzór nad konserwacją i naprawami sprzętu, urządzeń i aparatury laboratoryjnej;
18) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Centralnego Ośrodka;
19) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
§ 8
Do zadań Działu Szkoleniowego należy:
1) przygotowywanie materiałów szkoleniowych oraz organizowanie konferencji i szkoleń dla pracowników laboratoriów mikrobiologicznych w zakresie standaryzacji wykonywanych badań;
2) przygotowywanie oraz publikacja opracowań i zaleceń;
3) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Centralnego Ośrodka;
4) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
§ 9
Do zadań Samodzielnej Pracowni Informatycznej należy:
1) opracowywanie ankiet oraz zbiór i archiwizacja danych o działających w kraju laboratoriach;
2) zbieranie i opracowywanie danych ze sprawdzianów jakości badań oraz przygotowywanie zestawień zbiorczych;
3) zarządzanie siecią informatyczną Centralnego Ośrodka;
4) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Centralnego Ośrodka;
5) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
§ 10
Do zadań Samodzielnej Pracowni Mikrobiologii i Epidemiologii należy:
1) planowanie i realizacja programów sprawdzianów jakości badań;
2) przygotowanie i wysyłka materiałów kontrolnych, instrukcji i druków;
3) zbiór i porządkowanie wyników oraz przygotowanie ocen indywidualnych dla laboratoriów, w tym wydawanie określonych przepisami prawa świadectw i zaświadczeń laboratoriom uczestniczącym w programie badań biegłości;
4) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Centralnego Ośrodka;
5) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora lub Zastępcę Dyrektora.
§ 11
Do zadań Archiwum Zakładowego należy:
1) przejmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych;
2) przechowywanie i zabezpieczanie przyjętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
3) udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym;
4) przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego;
5) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym jej brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego;
6) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Centralnego Ośrodka;
7) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
§ 12
Do zadań Sekretariatu należy:
1) prowadzenie korespondencji oraz utrzymywanie stałego kontaktu ze współpracującymi jednostkami i laboratoriami biorącymi udział w sprawdzianach jakości;
2) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Centralnego Ośrodka;
3) wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora.
§ 13
Obieg dokumentów, w tym dokumentów finansowo-księgowych, w Centralnym Ośrodku regulują odrębne przepisy.